電子定款とはー電子定款認証代行サービス

公証人が行う業務の中で、2002年から新しく「電子公証制度」と呼ばれるサービスが開始されました。
これは、現在公証人が私費証書について行っている認証や確定日付の付与の事務に対応して電磁的記録（電子文書）についても、電子公証事務を行う公証人である指定公証人が電磁的記録の認証、日付情報の付与を行うものです。

と書いてはみたものの、この文章ではなんのことやら分からないでしょう。
簡単にいうと、今まで紙の文書に対して行われていた公証業務を、電子文書（PDF等のデータ）についても対応するようになったということです。

当初、この電子公証制度は登記された法人しか利用できなかったり、電子公証業務を取り扱える公証人の数も少なかったりと、あまり使い勝手のよくないサービスでした。
しかし、ここ数年の間で大きく運用も改正され、現在ではかなり使いやすいものとなっています。
特に2004年から電子公証制度が個人嘱託人に対してその対象が拡大され、株式会社設立の際に作成しなければならない定款についても電子公証制度が利用できるようになったことは、非常に大きなメリットを生み出しました。

そのメリットとはなんでしょうか？
それは定款を電磁的記録（電子文書）で作成することにより、定款に貼らなければならなかった収入印紙40,000円が不要になるということです。

なぜ電子定款にすると40,000円が不要になるか簡単に説明します。
そもそもこの定款に貼らなければならなかった収入印紙40,000円というのは、印紙税という税金です。
この税金は、印紙税法に定められた課税文書（物理的な紙）に対してかかってきます。
しかし電子定款は電磁的記録であるため、この課税文書には該当しません。
従って、印紙代40,000円が不要になります。
同じ理由で合同会社や合資会社の定款も、電子定款にした場合には収入印紙40,000円がかかりません。

従来の紙の定款と電子定款とを比べると、印紙代の他にも具体的な手続においていくつか違いが出てきます。

そのなかで代表的なものを解説します。

・押印と電子署名

今までの紙の定款には、発起人全員の実印で押印することが必要でした。
しかし電子定款は電磁的記録である為、物理的に印鑑を押すということが出来ません。
そのかわりとして、電子文書にその作成者が「電子証明書」を付した「電子署名」をする必要があります。
この電子証明書には行政書士用の「ビジネス認証サービスタイプ１―G」や市役所などで手に入る「公的個人認証サービス」などいくつか種類があります。
株式会社設立に為の公証人に対する電子定款認証の嘱託については、上記２つのどちらでも使用できますし、それ以外にも使用可能な電子証明書は存在します。
なお、その他使用可能な電子証明書については法務省のHPをご覧下さい。
利用可能な証明書

※余談ではありますが、合同会社や合資会社のように定款認証を受けずに直接法務局に定款を提出する場合は、電子定款にするのであれば、電子証明書について注意が必要です。
これらの会社の定款を、「公的個人認証サービス」で電子署名をした電子定款で作成した場合、法務局にて申請を受け付けてもらえません。
これは、定款のみを電磁的記録で作成しその他の書類は紙で作成して法務局に直接提出（もしくは郵送）する形で登記申請する場合です。
登記申請そのものをオンライン申請する場合はこの限りではありません。
南大阪の３ヶ所の法務局で確認しましたが、行政書士や司法書士の使う電子証明書であれば大丈夫だが、公的個人認証サービスでの電子署名の場合はダメとの回答でした。
しかし、そうすると弁護士が電子定款を作成した場合は、何の電子証明書で電子署名するの？という疑問もわいてきます。
いずれにしても、もしご自身で電子定款を作ろうと考えられているのであれば、提出予定の法務局にて必ず大丈夫なのかどうなのか確認されることをおすすめします。
また、出来れば行政書士等に依頼していただければ、あらゆる面で万全でありますし、こちらとしても非常にありがたいと思います。

・公証役場で受け取るもの

紙の定款の場合は、同じ定款を３部つくり、認証を受けたあと１部は公証役場に保管され、残り２部（会社保存用正本、法務局提出用謄本）を持ち帰るという形でした。

電子定款の場合、公証人に認証をしてもらったあと、電子データと謄本（書面による同一の情報）２部を受け取ります。
通常はこの認証済み電子定款データは、フロッピーかCD-Rに格納し持ち帰る事になります。
そして謄本２部のうち、１部は会社保存用、残り１部は登記申請に使用します。

・登記に必要な書類

今までの紙で作る定款の場合、定款に発起人が実印で印鑑を押すことにより、登記申請の際に必要な書類を、定款を援用することで省略できる場合がありました。
しかし、電子定款の場合物理的に実印を押せないので、一部の書類について定款の記載を援用することができません。
したがって、市販の会社設立本などに記載されている「省略できる書類」については、省略できない場合があるので注意が必要です。

※また余談になりますが、こういった電子定款にした場合に書類が省略できるのかできないのか判別がつかない時の対処法がいくつか存在します。
基本は登記申請書類の提出予定の法務局に電話で聞くことが、最も確実です。

次にそれ以外の方法です。
とりあえずその書類を作成し、必要な印鑑も押して完成させましょう。
そして法務局に提出する前に、係の人にチェックしてもらいます。
その際に省略できると判明すれば、該当する書類を抜いてしまえばいいだけです。
書類は足りなければ登記申請出来ませんが、多すぎる分にはそこまで問題ありません。
自身で書類を作成される場合には、このような対処の仕方もあるということも覚えておけば便利です。

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